Чим відрізняється використання шаблонів і звичайних документів

Що таке шаблони та звичайні документи

У світі цифрових документів ми постійно зустрічаємося з двома основними типами: шаблони та звичайні документи. Звичайний документ – це чистий аркуш, який ви заповнюєте інформацією з нуля. Він може бути створений у будь-якому текстовому редакторі, наприклад, Microsoft Word, Google Docs, або LibreOffice Writer. Це просто файл, де ви вільно вводите текст, додаєте зображення, таблиці та інші елементи.

Шаблон, навпаки, – це попередньо відформатований документ, який містить базову структуру, стиль та, можливо, навіть деякий початковий текст. Він слугує відправною точкою для створення нових документів, дозволяючи швидко та легко створювати узгоджені за стилем та форматом матеріали. Шаблони можуть містити логотипи, фірмові кольори, стандартні заголовки, поля та інші елементи, які визначають корпоративний стиль або просто спрощують процес створення документів.

Переваги використання шаблонів

Використання шаблонів має значні переваги, особливо коли мова йде про повторювані завдання. Один із головних плюсів – це економія часу. Замість того, щоб щоразу починати з чистого аркуша, ви просто відкриваєте шаблон і вносите необхідні зміни. Це значно прискорює процес створення документів.

Шаблони забезпечують узгодженість. Якщо у вас є корпоративний шаблон, усі документи, створені на його основі, матимуть однаковий вигляд, що сприяє професійному іміджу. Це особливо важливо для офіційних документів, звітів та презентацій.

Шаблони зменшують кількість помилок. Попередньо встановлені стилі та форматування допомагають уникнути помилок форматування та забезпечують правильне відображення інформації. Крім того, шаблони можуть містити поля, які потрібно заповнити, що допомагає не пропустити важливі деталі.

Переваги використання звичайних документів

Попри всі переваги шаблонів, звичайні документи також мають свої сильні сторони. Головна перевага – це повна свобода. Ви можете створити документ будь-якої структури та формату, не обмежуючись заздалегідь визначеними параметрами. Це особливо корисно для творчих завдань, таких як написання романів, віршів або створення унікальних дизайнів.

Звичайні документи дозволяють експериментувати. Ви можете вільно змінювати форматування, додавати нові елементи та тестувати різні підходи, не боячись зіпсувати шаблон. Це сприяє творчому процесу та дозволяє досягти незвичайних результатів.

Звичайні документи підходять для одноразових завдань. Якщо вам потрібно створити документ, який ніколи більше не буде використовуватися, немає сенсу витрачати час на створення шаблону. Простіше просто почати з чистого аркуша та створити документ з нуля.

Коли використовувати шаблони

Шаблони найкраще використовувати в ситуаціях, коли потрібно створювати багато однакових документів. Наприклад, якщо ви регулярно складаєте звіти, рахунки-фактури, листи або презентації, шаблони значно спростять вашу роботу.

Шаблони також корисні для документів, які повинні відповідати певним стандартам. Наприклад, якщо ви пишете наукову статтю, шаблон допоможе вам правильно оформити посилання, та інші елементи.

Якщо ви працюєте в команді, шаблони забезпечать узгодженість документів, створених різними членами команди. Це особливо важливо для великих проектів, де потрібна єдина стилістика.

Коли використовувати звичайні документи

Звичайні документи найкраще використовувати для завдань, які потребують творчого підходу та гнучкості. Наприклад, якщо ви пишете книгу, сценарій або створюєте дизайн, вам потрібна повна свобода для експериментів.

Звичайні документи також підходять для одноразових завдань, які не потребують повторного використання. Якщо вам потрібно створити унікальний документ, який ніколи більше не буде використовуватися, немає сенсу витрачати час на створення шаблону.

Якщо вам потрібно створити документ, який не відповідає жодним стандартам, звичайний документ дасть вам повний контроль над форматуванням та структурою.

Створення власних шаблонів

Створення власних шаблонів – це простий процес, який може значно спростити вашу роботу в майбутньому. Почніть з створення документа, який відповідає вашим потребам. Відформатуйте текст, додайте логотипи, фірмові кольори та інші елементи, які ви хочете бачити в усіх ваших документах.

Збережіть документ як шаблон. У Microsoft Word це можна зробити, вибравши тип файлу "Шаблон Word (*.dotx)". У Google Docs створіть копію документа та збережіть її як шаблон у вашому Google Диску.

Переконайтеся, що шаблон містить поля, які потрібно заповнити. Це допоможе вам уникнути помилок та забезпечить правильне відображення інформації.

Інструменти для роботи з шаблонами та документами

Існує багато інструментів для роботи з шаблонами та документами. Microsoft Word – це один з найпопулярніших текстових редакторів, який пропонує широкий набір інструментів для створення та редагування документів, а також велику бібліотеку готових шаблонів.

Google Docs – це безкоштовний онлайн-текстовий редактор, який дозволяє створювати та редагувати документи з будь-якого пристрою. Він також пропонує велику бібліотеку шаблонів та можливість спільної роботи над документами.

LibreOffice Writer – це безкоштовний офісний пакет, який включає текстовий редактор, електронні таблиці та презентації. Він пропонує широкий набір інструментів для створення та редагування документів, а також підтримку різних форматів файлів.

Canva – це онлайн-інструмент для створення графічного дизайну, який також дозволяє створювати документи з використанням готових шаблонів.

Поширені помилки при роботі з шаблонами

Однією з поширених помилок є використання застарілих шаблонів. Переконайтеся, що ви використовуєте актуальну версію шаблону, яка відповідає вашим потребам.

Інша помилка – це неправильне заповнення полів. Переконайтеся, що ви правильно заповнюєте всі поля в шаблоні, щоб уникнути помилок та забезпечити правильне відображення інформації.

Не забувайте зберігати зміни в шаблоні. Якщо ви внесли зміни в шаблон, переконайтеся, що ви зберегли його, щоб не втратити зміни.

Вплив шаблонів на продуктивність

Використання шаблонів може значно підвищити продуктивність. Заощаджуючи час на форматуванні та структуруванні документів, ви можете зосередитися на їхньому змісті.

Шаблони також зменшують кількість помилок, що також сприяє підвищенню продуктивності. Правильно оформлені документи виглядають більш професійно та викликають більше довіри.

Крім того, шаблони полегшують співпрацю в команді, забезпечуючи узгодженість документів, створених різними членами команди.

Майбутнє шаблонів і документів

Майбутнє шаблонів і документів тісно пов'язане з розвитком штучного інтелекту та машинного навчання. Вже зараз існують інструменти, які можуть автоматично генерувати документи на основі заданих параметрів.

У майбутньому ми, ймовірно, побачимо більш інтелектуальні шаблони, які зможуть адаптуватися до потреб користувача та автоматично заповнювати поля на основі наявної інформації.

Також можна очікувати, що шаблони стануть більш інтегрованими з іншими інструментами, такими як CRM-системи та системи управління проектами. Це дозволить автоматизувати процес створення документів та покращити співпрацю між різними відділами.

Думки експертів

Чим відрізняється використання шаблонів і звичайних документів: Пояснення від Олени Петренко, експерта з автоматизації документообігу

Доброго дня! Мене звати Олена Петренко, і я вже понад 10 років займаюся оптимізацією та автоматизацією документообігу в різних компаніях. Одне з найчастіших питань, з якими я стикаюся – це різниця між використанням шаблонів та звичайних документів, і коли краще застосовувати той чи інший підхід. Спробую пояснити це максимально просто та зрозуміло.

Звичайний документ – це, по суті, чистий аркуш. Ви відкриваєте текстовий редактор, створюєте новий файл і починаєте писати з нуля. Ви повністю контролюєте структуру, форматування та зміст. Це підходить для унікальних ситуацій, коли документ не повторюється, або коли його структура постійно змінюється. Наприклад, лист-відповідь на специфічне запитання клієнта, або чернетка ідеї. Він дає повну свободу, але вимагає значних зусиль на кожне створення.

Шаблон документа – це, по суті, попередньо оформлений документ, який містить заготовлені елементи: структуру, форматування, логотипи, стандартні фрази, поля для заповнення. Він служить основою для створення нових документів, які мають схожу структуру та призначення. Уявіть собі, що ви маєте заготовку для рахунку-фактури з усіма необхідними реквізитами, і вам потрібно лише заповнити дані про покупця, товар та суму. Ось це і є шаблон.

Основні відмінності між шаблонами та звичайними документами можна звести до наступної таблиці:

Коли використовувати звичайні документи?

• Коли документ є абсолютно унікальним і не має аналогів.
• Коли структура документа постійно змінюється.
• Коли потрібен повний контроль над кожним елементом документа.
• Для створення чернеток та начерків.

Коли використовувати шаблони документів?

• Коли потрібно регулярно створювати документи одного типу (рахунки-фактури, договори, накази, листи-запити тощо).
• Коли важливо забезпечити єдиний стиль та структуру документів.
• Коли потрібно заощадити час та зусилля на створенні документів.
• Коли потрібно мінімізувати ризик помилок та невідповідностей.
• Для автоматизації документообігу.

Переваги використання шаблонів:

• Економія часу: Значно швидше створювати документи, використовуючи готову основу.
• Підвищення продуктивності: Співробітники можуть зосередитися на змісті, а не на форматуванні.
• Забезпечення консистентності: Усі документи одного типу матимуть однаковий вигляд.
• Зменшення кількості помилок: Заздалегідь задані поля для заповнення зменшують ризик помилок у даних.
• Покращення іміджу компанії: Професійно оформлені документи підвищують довіру клієнтів та партнерів.

:

Вибір між використанням шаблонів та звичайних документів залежить від конкретної ситуації. Якщо вам потрібна повна свобода та унікальність, обирайте звичайний документ. Якщо вам потрібна ефективність, стандартизація та економія часу, обирайте шаблон. В ідеалі, в будь-якій організації варто використовувати обидва підходи, адаптуючи їх до конкретних потреб.

Сподіваюся, це пояснення було корисним для вас! Якщо у вас виникнуть додаткові питання, звертайтеся.

Джерела

• Бондаренко І.В. Ділове письмо та документообіг. Київ: Центр учбової літератури, 2018.
• Павленко О.М. Сучасні інформаційні технології в документообігу. Харків: ХНУ імені В.Н. Каразіна, 2019.
• «Шаблони документів: переваги та недоліки». Сайт: OfficeUA — officeua.com.
• «Як оптимізувати роботу з документами за допомогою шаблонів». Сайт: IT Expert — itexpert.ua.