Организация мероприятий трудоемкий и нелегкий процесс, справиться с которым подсилу не каждому. Ведь для проведения торжества стоит учитывать много факторов, от которых и будет зависеть результат. Рассмотрим же ключевые из них.
Зачастую, организовывая частные вечеринки, например, дни рождения, большую часть гостей составляют близкие нам люди. Подобные мероприятия для узкого круга людей в большинстве своих случаев заканчиваются благополучно, т.к. у уже знакомых людей всегда найдутся общие темы для разговоров. Следовательно, гостям не придется скучать. Другое дело, организация мероприятия иного формата. Например, конференции, презентации или выставки. Нередко подобные мероприятия посещают разные люди, которые не всегда между собой знакомы. Этот факт, как и многие другие, стоит учесть и позаботиться о эффективной организации данного мероприятия.
В первую очередь стоит определить цель мероприятия. Необходимо обдумать аудиторию. Будет ли она состоять из узкого круга друзей, знакомых или деловых партнеров. Так же стоит продумать формат встречи – официальная или дружеская и найти место проведения банкета. Перед началом организации вечеринки, следует взвесить свои силы и возможности. Только после того, как цель мероприятия будет четко поставлена, можно переходить к организационной части.
Главным образом масштаб любого мероприятия зависит от бюджета. Необходимо продумать и определить размер бюджета, на который в дальнейшем можно ориентироваться. Следует учесть и тот факт, что скорее всего, для проведения мероприятия, придется заплатить арендную плату за банкетный зал. В этом случае, учитывая формат вечеринки, стоит рассмотреть несколько вариантов помещений и выбрать наиболее бюджетный. Если во время мероприятия предусмотрено какое-то шоу или выступление артистов, то можно организовать продажу входных билетов, что покроет хоть часть расходов на проведение вечеринки.
Всем известно, что результат удачной вечеринки – это веселые и довольные гости, которым некогда скучать. Для достижения данной цели, необходимо продумать программу торжества. Сделать ее интересной и насыщенной для аудитории, но не стоит забывать и о формате вечеринки. Было бы неуместно устраивать цирковое шоу на официальной встрече инвесторов, т.к. у гостей поставлена совсем иная цель, нежели веселье и развлечения. Однако, не стоит ожидать и какой-то инициативы от самих гостей, тем более от тех, кто незнаком ни с кем из присутствующих. Такому гостю следует уделить особое внимание и познакомить хотя бы с парой из присутствующих и Вам знакомых людей, чтобы гость чувствовал себя наиболее комфортно. Часто для проведения мероприятий организаторы обращаются в фирмы, которые специализируются на проведении праздников. Однако, следует высказать свое мнение и пожелания лицам, которые займутся организацией мероприятия. Необходимо также учесть тот факт, что данная услуга не бесплатна, а иногда и превышает запланированный бюджет.
Если же бюджет не ограничен, через агентство, которое будет заниматься организацией вечеринки, можно нанять артистов и составить насыщенную программу. Например, различные музыкальные или танцевальные шоу. Также гостей можно удивить, пригласив кого-нибудь из знаменитостей, что оставит неизгладимое впечатление от Вашей вечеринки.
Если же бюджет ограничен, то можно обратиться к друзьям, знакомым или, например, к менее знаменитым личностям. В любом городке найдется юная музыкальная группа людей, которая будет рада вашему предложению выступить на празднике.
Начните вечер с торжественной части. Предоставьте возможность выступить всем гостям. Произнести торжественную речь, вручить награды или подарки. Если среди Ваших знакомых найдутся и творческие личности, пусть поделятся своим творчеством с гостями.
Не следует торопить гостей с речью и стоит уделить внимание каждому из них. После же торжественной части можно перейти к банкету и свободному общению.
Необходимо серьезно задуматься и о способе организации мероприятия. Будет это банкет, фуршет или шведский стол? Конечно же бюджет диктует масштаб вечеринки, но следует обдумать сочетаемость продуктов с алкогольными напитками и их количество. Например, если во время фуршета будут предложены легкие алкогольные напитки, как шампанское или вино, то в качестве закуски можно предложить фрукты и сладости. Если же более крепкие алкогольные напитки, то стоит задуматься о более качественной закуске, как канапе, тарталетки или профитроли.
Если же торжество посетило не очень большое количество людей, то каждому гостю стоит уделить внимание. Лично поздороваться с каждым, а также познакомиться с менее известными Вам гостями. Не следует упускать шанс завести новые контакты, поэтому следует обменяться контактами или визитками с ранее Вам неизвестными личностями.
Главное при организации вечеринки – поставить конкретную цель, оценить свои возможности и размер бюджета. Если учесть все важные факторы, то будьте уверены, Ваша вечеринка удастся.